Accueil et appui administratif (H/F)

🌟 Le Groupe VIVIANY : 95 ans d'expertise au service de l'avenir du BTP ! 🚀

Depuis près de 95 ans, le Groupe VIVIANY, acteur majeur du BTP et fier de ses racines familiales, construit l’avenir du quart sud-est de la France à travers des projets ambitieux et diversifiés. De la construction de bâtiments publics et privés à la réalisation d’ouvrages d’art, en passant par le désamiantage, le génie civil, les réseaux humides et secs (aériens et souterrains), les travaux fluviaux, le génie écologique, le terrassement de grande masse et la promotion immobilière, notre expertise s’étend sur l’ensemble des métiers du BTP.

Implanté au cœur de ses zones d’intervention, le groupe VIVIANY est toujours au plus proche de ses clients, garantissant réactivité, proximité et excellence pour Construire Durablement Ensemble.

Nous ne nous contentons pas de construire des infrastructures, nous valorisons les talents et nous offrons des opportunités de formation pour grandir ensemble. En investissant constamment dans des outils et du matériel modernes ainsi que dans la sécurité et le bien-être de nos salariés, nous mettons tout en œuvre pour que chaque membre du groupe trouve sa place et puisse s’épanouir.

Notre engagement pour l’excellence se traduit par nos certifications, gages de qualité et de performance.

Rejoindre le Groupe VIVIANY, c’est intégrer une famille d’entrepreneurs qui valorise l’humain autant que la performance, dans une région dynamique et pleine de promesses. Ensemble, continuons d’écrire une histoire de réussite collective dans une région dynamique et pleine d’opportunités !

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Objectif du poste :

Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité, tout en apportant un soutien administratif transversal aux services généraux du groupe (gestion des factures fournisseurs, suivi des visites médicales, saisie des factures d’intérimaires, etc.) dans un contexte multi-filiales.

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Missions principales :

1. Accueil physique et téléphonique :

• Accueillir et orienter les visiteurs, partenaires, fournisseurs, clients ou intérimaires.

• Gérer le standard téléphonique et assurer les réorientations adéquates.

• Gestion des badges et des accès.

• Réservation et mise en place des salles de réunion, gestion des besoins liés à l’accueil.

2. Gestion administrative et services généraux :

• Réception, tri, affranchissement et distribution du courrier et des colis.

• Gestion des mails

• Commande, suivi des fournitures de bureau et consommables d’accueil (cartes de visites, carnets,…..) et gestion des stocks

• Appui logistique lors des événements internes (réunions de direction, séminaires...).

• Gestion de prestataires liés aux services généraux (ménage, maintenance, sécurité...).

3. Appui administratif aux fonctions supports :

Comptabilité (multi-filiales) :

• Réception et impression des factures, gestion de la boîte mail dédiée (suppression à terme et remplacement par un flux 100% numérique)

• Pré-Saisie et saisie des factures dans l’outil de gestion comptable

• Préparation du traitement des factures (accompagnement dans le changement de la numérisation du traitement des factures fournisseurs)

• Diverses missions en fonction des besoins

RH (multi-filiales) :

• Saisie des contrats des intérimaires.

• Planification des visites médicales (embauche, périodiques).

• Suivi du calendrier en lien avec les RH / la Médecine du travail.

• Information des filiales sur le planning

• Relance des collaborateurs ou filiales si besoin.

Matériel (multi-filiales) :

• Envoi lettre de commande et demande d’investissements matériels après signature aux intéressés

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Compétences requises :

Savoir-faire :

• Accueil physique et téléphonique professionnel

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Excel, Word)

• Aisance avec un outil de gestion comptable

• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle (polyvalence)

Savoir-être :

• Sens du service, de l’écoute et de l’organisation

• Rigueur, fiabilité, discrétion

• Autonomie dans les tâches quotidiennes

• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (RH, compta, filiales, intérim...)

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Profil recherché :

• Bac à Bac+2 (BTS Gestion PME, Assistant Manager, Gestion administrative, etc.)

• Expérience dans une fonction similaire, idéalement dans un groupe multisite

• Une expérience dans le secteur du BTP est un atout

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